Privacyverklaring

1. 1. Wie wij zijn
2. 2. Twee rollen: salon en bezoeker
3. 3. Welke gegevens wij verwerken
4. 4. Waarvoor en op welke grond
5. 5. Hoe lang wij gegevens bewaren
6. 6. Met wie wij gegevens delen
7. 7. Cookies en opslag in de browser
8. 8. Beveiliging
9. 9. Jouw rechten
10. 10. Wijzigingen
11. 11. Contact

1. Wie wij zijn

Beautyspecialist.io is een dienst van Gewoon Doen Marketing, gevestigd te [adres], KvK [KvK-nummer]. Vragen over privacy stel je aan support@beautyspecialist.io.

Deze verklaring gaat over de website beautyspecialist.io, het klantenportaal, de beheeromgeving en de AI-specialist die salons op hun eigen website plaatsen.

2. Twee rollen: salon en bezoeker

Wij verwerken gegevens in twee rollen.

• Voor salons die klant bij ons zijn zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat dan om de gegevens van jouw account, je abonnement en je contact met ons.
• Voor bezoekers van de website van een salon is de salon verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De salon bepaalt waarvoor de gesprekken en leads worden gebruikt. Wij verwerken ze alleen om de dienst voor de salon te leveren. Ben je zo'n bezoeker, dan kun je met vragen bij de salon terecht en ook bij ons.

3. Welke gegevens wij verwerken

Van salons (accounts)

• Bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, website en adres van de salon.
• Inloggegevens: e-mailadres en een versleuteld wachtwoord. Wachtwoorden zelf slaan we niet leesbaar op.
• Abonnements- en betaalgegevens: gekozen plan, factuurnummers, betaalstatus en bestelnummers van ons betaalplatform. Bankgegevens of kaartgegevens zien wij niet; die blijven bij het betaalplatform.
• De inhoud die je aanlevert om je specialist in te richten: behandelingen, prijzen, teksten, foto's, openingstijden en de inhoud van je website.
• Supportgesprekken en e-mails met ons.

Van bezoekers van een salonwebsite

• De gesprekken met de specialist: de vragen die een bezoeker stelt en de antwoorden.
• Contactgegevens die een bezoeker zelf achterlaat: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Antwoorden in de adviesfunnel, zoals de huidscan, en de uitkomst daarvan.
• E-mails die de salon via onze dienst aan een lead stuurt, en of een lead zich daarvoor heeft afgemeld.
• Technische gegevens: een anoniem sessiekenmerk, tijdstip, de pagina waarop de chat is geopend, en beperkte logging om misbruik te herkennen.

4. Waarvoor en op welke grond

Doel	Gegevens	Grondslag
Het account en het abonnement leveren, factureren en ondersteunen	Accountgegevens, betaalgegevens, support	Uitvoering van de overeenkomst
De specialist laten werken op de website van de salon en gesprekken tonen in het portaal	Gesprekken, funnelantwoorden, technische gegevens	Uitvoering van de overeenkomst met de salon (wij als verwerker)
Leads doorgeven aan de salon en de e-mailopvolging versturen namens de salon	Contactgegevens, gespreksinhoud	Toestemming van de bezoeker, of gerechtvaardigd belang van de salon; afmelden kan altijd
Service-e-mails: activatie, wachtwoord, facturen, meldingen van nieuwe leads	E-mailadres, accountgegevens	Uitvoering van de overeenkomst
Beveiliging, misbruik voorkomen en storingen oplossen	Logging, technische gegevens	Gerechtvaardigd belang
De dienst verbeteren met geaggregeerde, niet herleidbare cijfers	Statistieken over gebruik	Gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichtingen, zoals de bewaarplicht voor facturen	Factuurgegevens	Wettelijke verplichting

Wij gebruiken gesprekken en leads niet voor eigen marketing en we verkopen geen gegevens. We trainen geen eigen AI-modellen op gesprekken van bezoekers.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Gesprekken en leads van bezoekers: zo lang als de salon instelt in het portaal. Standaard is dat 365 dagen; de salon kan kiezen tussen 30 dagen en tien jaar. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Accountgegevens van salons: zolang het abonnement loopt, en daarna nog dertig dagen zodat gegevens geëxporteerd kunnen worden.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Afmeldingen voor e-mails: bewaren we juist langer, zodat we iemand die zich afmeldde niet opnieuw mailen.
• Technische logs: maximaal dertig dagen.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen leveranciers in die gegevens voor ons verwerken. Met elk van hen hebben we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Leverancier	Waarvoor	Waar
Supabase	Database en inloggen: accounts, gesprekken, leads, instellingen	Europese Unie
Vercel	Hosting van de website, het portaal en de specialist	Wereldwijd netwerk, met waarborgen volgens de EU-standaardbepalingen
OpenRouter en de aangesloten AI-modelaanbieders	Het genereren van antwoorden van de specialist. Een gesprek wordt daarvoor zonder naam of contactgegevens van de bezoeker aangeboden, tenzij de bezoeker die zelf in het gesprek noemt	Verenigde Staten, met waarborgen volgens de EU-standaardbepalingen
Resend	Het versturen van e-mail vanaf @beautyspecialist.io	Verenigde Staten, met waarborgen volgens de EU-standaardbepalingen
Plug&Pay	Betalingen, abonnementen en facturen van salons	Nederland

Daarnaast delen we gegevens van bezoekers met de salon waarvan de website is, want dat is waarvoor de dienst bestaat. Als een salon een koppeling met een eigen systeem instelt, bijvoorbeeld een CRM of een afspraaktool, gaan leads ook daarheen. De salon is daarvoor verantwoordelijk.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet dat eist.

7. Cookies en opslag in de browser

Wij gebruiken geen trackingcookies en geen advertentiecookies, ook niet op de website van een salon waar onze specialist staat.

• De specialist op een salonwebsite bewaart een sessiekenmerk in de browser, zodat een gesprek doorloopt als de bezoeker een andere pagina opent. Dat kenmerk bevat geen naam of contactgegevens.
• Het klantenportaal en de beheeromgeving bewaren een inlogtoken in de browser zodat je ingelogd blijft. Dat is nodig om de dienst te laten werken.
• Onze eigen website bewaart geen cookies die om toestemming vragen.

8. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Gegevens van salons zijn van elkaar gescheiden: een salon ziet alleen haar eigen gesprekken en leads. Toegang tot de beheeromgeving is beperkt tot ons eigen team. Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op. Bij een datalek dat risico oplevert, informeren we de betrokken salon zo snel mogelijk, zodat zij haar meldplicht kan nakomen, en melden we het zelf bij de Autoriteit Persoonsgegevens waar dat verplicht is.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te beperken, om bezwaar te maken en om je gegevens mee te nemen. Toestemming kun je altijd intrekken. Elke e-mail uit een opvolgreeks heeft een afmeldlink.

Ben je een salon, mail dan naar support@beautyspecialist.io. Ben je een bezoeker van de website van een salon, dan kun je bij de salon terecht of bij ons; wij geven je verzoek dan door aan de salon en helpen bij de afhandeling. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum en het versienummer bovenaan laten zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij een belangrijke wijziging informeren we salons per e-mail of in het portaal.

11. Contact

Gewoon Doen Marketing
[adres]
KvK [KvK-nummer]
support@beautyspecialist.io